Zásady ochrany osobných údajov Alphabet Group s.r.o. – osoby mimo spoločnosti Alphabet group s.r.o.

Zásady ochrany osobných údajov – osoby mimo spoločnosti Alphabet group s.r.o.

Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady“) obsahujú informácie o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb spoločnosťou Alphabet group s. r. o., ku ktorému dochádza pri výkone jej podnikateľskej činnosti.

Vaše osobné údaje sú spracúvané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“) najmä zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon“) a ostatnými príslušnými právnymi predpismi o ochrane osobných údajov (Nariadenie, Zákon a ostatné predpisy o ochrane osobných údajov spolu ďalej ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“).

Cieľom týchto Zásad je poskytnúť Vám v prehľadnej forme odpoveď najmä na to, prečo sú Vaše osobné údaje spracúvané, akým spôsobom sú spracúvané a aké sú Vaše práva a povinnosti v súvislosti so spracúvaním osobných údajov. Tieto Zásady Vám poskytujú aj ďalšie relevantné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov a predstavujú tak splnenie informačnej povinnosti prevádzkovateľa podľa článku 13 Nariadenia. Podmienky spracúvania osobných údajov sú upravené vo všeobecných zásadách ochrany osobných údajov Prevádzkovateľa a v iných interných predpisoch prevádzkovateľa o ochrane osobných údajov.

1. Identifikácia Prevádzkovateľa a kontaktné údaje

Prevádzkovateľom pri spracúvaní Vašich osobných údajov je spoločnosť Alphabet group s. r. o., so sídlom Strojárenská 3426/11C, 040 01 Košice – mestská časť Staré Mesto, IČO: 53056043, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I., oddiel: Sro, vložka č.: 48836/V (ďalej ako „Prevádzkovateľ“).

Prevádzkovateľa môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania a ochrany osobných údajov

na adrese: Alphabet group s. r. o., Strojárenská 3426/11C, 040 01 Košice alebo

e-mailom na: sukromie@obecnyweb.sk.

2. Účely, právne základy, kategórie spracúvaných osobných údajov a doba uchovávania

Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje vždy v súlade so zásadou minimalizácie iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu, stanovenú v súlade s príslušnými právnymi predpismi a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, a teda sú spracúvané v súlade so zásadou zákonnosti. Konkrétne účely, právne základy, kategórie osobných údajov a informáciu o dobách uchovávania Vašich osobných údajov, k spracúvaniu ktorých prichádza pri poskytovaní služieb Prevádzkovateľom, nájdete v tabuľke nižšie.

Účely spracúvania, ku ktorým dochádza pri výkone bežnej podnikateľskej činnosti prevádzkovateľa:

Účel	Právny základ	Kategórie dotknutých osôb	Kategórie osobných údajov	Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie
Plnenie zmluvných povinností (na základe zmlúv s odberateľmi, dodávateľmi tovarov a služieb, inými obchodnými partnermi v postavení fyzických osôb) a realizácia predzmluvných vzťahov	Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – plnenie zmluvy a realizácia predzmluvných vzťahov	fyzické osoby – obchodní partneri v postavení FO, dodávatelia v postavení FO alebo klienti (odberatelia) v postavení FO	Meno, priezvisko, obchodné meno, adresa bydliska / miesta podnikania, IČO, dátum narodenia, kontaktné údaje (tel. č., e-mail), bankové spojenie	Počas trvania zmluvného vzťahu a po jeho skončení do úplného vyporiadania zmluvných a iných nárokov plynúcich zo zmluvného vzťahu alebo do uplynutia príslušných premlčacích dôb, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr
Evidencia zástupcov (kontaktných osôb) dodávateľov, odberateľov a iných obchodných partnerov v postavení právnických osôb, obchodná komunikácia so zástupcami obchodných partnerov a plnenie iných zmluvných povinností pri zmluvách uzatvorených s právnickými osobami	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je záujem na evidencií zástupcov a kontaktných osôb obchodných partnerov v postavení právnických osôb pre potreby vedenia účtovníctva, zabezpečenie vnútornej kontrolnej činnosti, plnenia zmluvných povinností voči právnickým osobám a pre vymáhanie právnych a iných nárokov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv	Fyzické osoby – kontaktné osoby a zástupcovia obchodných partnerov v postavení právnických osôb	Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, príslušnosť / funkcia v spoločnosti, ktorá je obchodným partnerom, kontaktné údaje – tel. č., email	Počas trvania zmluvného vzťahu s právnickou osobou a po jeho skončení do úplného vyporiadania zmluvných a iných nárokov plynúcich zo zmluvného vzťahu alebo do uplynutia príslušných premlčacích dôb, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr (pre účely vymáhanie právnych nárokov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv) alebo do zániku postavenia fyzickej osoby ako zástupcu alebo kontaktnej osoby partnera – právnickej osoby
Vybavovanie reklamácií	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – plnenie zákonných povinností vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov (Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, iné príslušné právne predpisy)	Fyzické osoby – zákazníci Prevádzkovateľa, fyzické osoby – štatutárne orgány a zástupcovia zákazníkov Prevádzkovateľa, ktorí sú právnickými osobami	Bežné osobné údaje potrebné k plneniu zákonných povinností – vybaveniu reklamácie	3 roky nasledujúce po dni uplatnenia reklamácie v prípade, ak si reklamáciu uplatní fyzická osoba – nepodnikateľ, alebo 4 roky nasledujúce po dni uplatnenia reklamácie v prípade, ak si reklamáciu uplatní právnická osoba alebo fyzická osoba – podnikateľ
Spracovanie účtovných dokladov	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – plnenie zákonných povinností	fyzické osoby – zamestnanci, fyzické osoby – členovia orgánov prevádzkovateľa, fyzické osoby – dodávatelia tovarov a služieb a ich zástupcovia, fyzické osoby – zamestnanci a zástupcovia dodávateľov tovarov a služieb, fyzické osoby – klienti a ich zástupcovia	bežné osobné údaje potrebné k plneniu zákonných povinností (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania, adresa dodania služby, kontaktné údaje – tel.č., emailová adresa, bankové spojenie), iné osobné údaje nevyhnutné k spracovaniu účtovnej agendy	10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – plnenie zákonných povinností	Fyzické osoby, ktoré podali žiadosť alebo si uplatnili práva dotknutých osôb u prevádzkovateľa	bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti	Do vybavenia uplatnených práv
Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a spôsobov, akým boli uplatnené práva vybavené	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – oprávnený záujem Prevádzkovateľa, ktorým je potreba evidovania uplatnených práv dotknutých osôb z dôvodu preukázania plnenia povinností vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov	Fyzické osoby, ktoré podali žiadosť alebo si uplatnili práva dotknutých osôb u prevádzkovateľa	bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti	5 rokov odo dňa vybavenia uplatneného práva alebo inej podanej žiadosti

V súvislosti so zabezpečením osobných údajov prijal Prevádzkovateľ príslušnú internú dokumentáciu, v ktorej sú bližšie špecifikované primerané bezpečnostné opatrenia, ktoré boli za účelom zabezpečenia Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom prijaté.

3. Zdroj osobných údajov

Pri spracúvaní osobných údajov získava Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje priamo od Vás ako kontaktnej osoby, zástupcu právnickej osoby, ktorá si objedná službu od Prevádzkovateľa, a tiež v prípade ak mu ich samy poskytnete (napr. objednaním služieb od Prevádzkovateľa).

4. Komu Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje?

Prevádzkovateľ má v určitých prípadoch povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci alebo iným príjemcom, ktorí sú oprávnení spracúvať Vaše osobné údaje. K týmto príjemcom patria súdy, orgány činné v trestnom konaní, príslušný správca dane, dozorné orgány (Slovenská obchodná inšpekcia) ako aj Úrad na ochranu osobných údajov.

Sprostredkovatelia

V niektorých prípadoch poskytuje Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, t. j. externým subjektom, ktoré spracúvajú Vaše osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje na základe zmluvy uzavretej s Prevádzkovateľom, v ktorej sa zaviazali, že prijali primerané technické a bezpečnostné opatrenia za účelom bezpečného spracúvania Vašich osobných údajov. Sprostredkovateľmi Prevádzkovateľa sú nasledujúce spoločnosti:

obchodné spoločnosti a fyzické osoby – podnikatelia, s ktorými Prevádzkovateľ spolupracuje a ktorí mu dodávajú služby (pri poskytovaní marketingových služieb, IT služieb a služieb v oblasti ochrany osobných údajov a informačnej bezpečnosti),
spoločnosť Alphabet partner, s.r.o. (patriaca do skupiny podnikov Alphabet), ktorá poskytuje Prevádzkovateľovi služby spojené s výkonom jeho podnikateľskej činnosti, vrátane mailhostingových služieb,
spoločnosť poskytujúca newsletteringové služby (ECOMAIL.CZ, s.r.o),
spoločnosť poskytujúca služby rozposielania SMS (TOPefekt s. r. o.),

5. Sú Vaše osobné údaje prenášané do tretích krajín a medzinárodných organizácií?

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom v niektorých prípadoch prichádza k prenosu Vašich osobných údajov do tretích krajín, pričom ide o nasledujúce prípady:

údaje zadané v Androidových mobilných aplikáciách, ktoré sú spracovávané dcérskymi spoločnosťami spoločnosti Google, v rámci poskytovania analytických a online marketingových služieb,
údaje zadané v iOS mobilných aplikáciách, ktoré sú spracovávané dcérskymi spoločnosťami spoločnosti Apple, Inc, v rámci poskytovania analytických a online marketingových služieb,
údaje o práci s administračným systémom, ktoré sú spracovávané spoločnosťou FullStory.

Prenos Vašich osobných údajov je vo všetkých vyššie uvedených prípadoch zabezpečený prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek, ktoré sú v súlade s podmienkami používania vyššie uvedených služieb súčasťou zmlúv o poverení so spracúvaním osobných údajov uzatvorených s vyššie špecifikovanými subjektami.

6. Využíva Prevádzkovateľ profilovanie a automatizované rozhodovanie?

Prevádzkovateľ pri spracúvaní Vašich osobných údajov nevyužíva profilovanie a osobné údaje nespracúva žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by dochádzalo k vyhodnocovaniu Vašich osobných aspektov.

7. Prevádzkovateľ ako sprostredkovateľ spracúvajúci osobné údaje v mene iného prevádzkovateľa

Pri poskytovaní marketingových služieb a IT služieb pre klientov Prevádzkovateľa (ďalej ako „klienti“), môže prichádzať k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom v mene svojich klientov (zákazníkov klientov, zamestnancov klientov a iných dotknutých osôb). Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb v mene klientov vystupuje Prevádzkovateľ v postavení sprostredkovateľa spracúvania osobných údajov podľa čl. 4 bodu 8. Nariadenia, pričom prevádzkovateľom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov je pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľom v postavení sprostredkovateľa vždy klient.

Prevádzkovateľ uzatvára so svojimi klientmi zmluvu o poverení so spracúvaním osobných údajov, v ktorých sú stanovené podmienky spracúvania osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene svojich klientov, a povinnosti týkajúce sa zabezpečenia primeranej úrovne ochrany spracúvaných osobných údajov. V prípade, ak nie je v individuálnom prípade dohodnuté inak, spravuje sa vyššie uvedená zmluva znení zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov, ktorej online znenie poskytol Prevádzkovateľ klientovi pri uzatváraní zmluvného vzťahu.

Účely, právne základy, rozsah a okruh príjemcov spracúvaných osobných údajov Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene klientov je určený klientami, pričom Prevádzkovateľ v prípadoch, kedy spracúva osobné údaje dotknutých osôb v mene svojich klientov postupuje výlučne podľa pokynov svojich klientov a príslušných právnych predpisov, plní povinnosti sprostredkovateľa podľa ustanovení Predpisov o ochrane osobných údajov a s osobnými údajmi nevykonáva žiadne iné spracovateľské operácie okrem tých, ktoré Prevádzkovateľovi vyplývajú z uzatvorenej zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov a účelov spracúvania určených klientom.

8. Aké sú Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte ako dotknutá osoba v zmysle ustanovení Nariadenia nasledujúce práva:

Vaše práva
Právo na prístup – Ako dotknutá osoba máte právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva Vaše osobné údaje a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie podľa článku 15 Nariadenia. Prevádzkovateľ Vám poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám Prevádzkovateľ poskytne v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob.	PRÁVO NAMIETAŤ – Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracúvaní, v rámci ktorého dochádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracúvaniu osobných údajov, Prevádzkovateľ nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie Vašich osobných údajov.
Právo na opravu – Na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti Vašich osobných údajov prijal Prevádzkovateľ primerané opatrenia. Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnil Vaše neúplné osobné údaje.	PRÁVO ODVOLAŤ SÚHLAS – Ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo udelený súhlas kedykoľvek odvolať rovnakou formou, ako ste ho udelili. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.
Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) – Taktiež máte právo dosiahnuť u Prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, napríklad v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval. Toto Vaše právo je však potrebné posudzovať individuálne, keďže môže nastať situácia, kedy Prevádzkovateľovi vo výmaze osobných údajov bránia iné okolnosti (napríklad zákonná povinnosť Prevádzkovateľa). To znamená, že v takom prípade nebude môcť Prevádzkovateľ vyhovieť Vašej žiadosti o vymazanie osobných údajov.	Právo na prenosnosť údajov – Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi, ktorého určíte. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe súhlasu, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili, na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán alebo v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami.
Právo na obmedzenie spracúvania – Taktiež máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov. Bude tomu tak napríklad v prípade, ak napadnete správnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protizákonné a žiadate o obmedzenie spracúvania, prípadne ak Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ obmedzí spracúvanie Vašich osobných údajov, ak o to požiadate.	Právo podať sťažnosť alebo podnet – V prípade, ak máte pocit, že sú Vaše osobné údaje spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, môžete sa so sťažnosťou obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk. Podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR môžete aj online, prostredníctvom tohto formulára.

Vaše práva v tabuľke vyššie si môžete uplatniť na kontaktných adresách Prevádzkovateľa špecifikovaných v úvode tohto dokumentu. V rámci posielania Vašej žiadosti je potrebné, aby ste uviedli Vaše identifikačné údaje tak, aby sme Vás vedeli identifikovať, overili si Vašu totožnosť a mohli Vašu žiadosť vybaviť.

Odpoveď na uplatnenie Vašich práv Vám poskytne Prevádzkovateľ bezplatne. V prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv je Prevádzkovateľ oprávnený účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok. Odpoveď Vám Prevádzkovateľ poskytne do 1 mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch je Prevádzkovateľ oprávnený túto lehotu predĺžiť, a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí dotknutých osôb, najviac však o 2 mesiace. O predĺžení lehoty Vás bude Prevádzkovateľ vždy informovať.

9. Platnosť

Tieto aktualizované Zásady sú platné a účinné od 18.10.2022. Vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. V takom prípade Vás však o tom Prevádzkovateľ náležitým spôsobom vopred oboznámi.